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制作前に

担当者の心構え

年史・記念誌の制作担当を専任で行えるのは、よほどの規模の組織でないと難しいでしょう。一般的に担当者は通常業務に加え、制作業務を取り仕切らなければいけません。
ひとりで負担を背負い込むことなく、年史・記念誌制作を成功に導くためのポイントを紹介します。

機能的な編集委員会・事務局を立ち上げる

年史をつくることが決まったら、社内に編集委員会(編纂委員会)や事務局を立ち上げる必要があります。編集委員の人数は多すぎると会議の日程調整や意見をまとめるのに苦労することもあります。委員の人選には以下の点を心がけましょう。

■経営者や幹部社員にものがいえる人物
年史・記念誌の制作にあたっては、経営者ら幹部とのやりとりが欠かせません。時には原稿の催促など、一般社員にはやりづらい業務も発生します。経営者らからの信頼が厚く、ときには忠言ができるような方が事務局にいると、進行がスムーズになります。

■各部門・部署のリーダー
制作のためには資料整理や関連原稿のチェックなどに、各部門・部署の協力が不可欠です。日常業務で追われるスタッフの方々に、制作協力をお願いしてまわるのは大変です。上司から制作協力の指示を出してもらえば、スムーズに協力してもらえます。

また、編集事務局には以下のような人材が欠かせません。

■フットワークの軽い若手のスタッフ
制作業務の中にはパソコンを使ったデータ作成やデータのやりとり、資料の整理や写真撮影など、OA機器の操作や体力が必要なものが多々あります。フットワークの軽い若手のスタッフを加えることで、制作担当者の事務的・体力的な負担を軽減することができます。

実現可能なスケジュールを立てる

年史・記念誌の制作にかかる期間は、条件によってさまざまです。最低でも6か月、通常でも1~2年はほしいところです。大規模なものの場合は、制作期間が3~5年ということも珍しくありません。

■制作期間を左右する条件
 ・ページ数
 ・創業からの年数
 ・組織の規模
 ・初めての年史か2度目以降の年史か
 ・資料は整理されているか など

「周年の記念式典に配布する」など、発行の締め切りが確定している場合は特にスケジュール管理が重要です。
制作期間は大きく以下のように分けられます。

 ・企画
 ・情報収集(資料整理・年表作成を含む)
 ・原稿作成(取材・撮影を含む)
 ・レイアウト
 ・校正
 ・印刷製本

「原稿があれば本はできる」と思いがちですが、文章が集まっただけでは本にはなりません。企画や資料整理・原稿の内容確認など予想以上の時間がかかる業務が多く、スケジュールが遅れることになりがちです。

手に負えない場合はプロの手を借りる

通常業務を行いながら、制作業務を進めるのは大変です。本業の忙しい時期は、特に社員らスタッフの負担が大きくなります。

以下のようなケースは特に、年史・記念誌制作プロである編集プロダクションを活用することをお勧めします。

 ・社内だけで作成が難しい。
 ・より質の高いものをつくりたい。
 ・制作期間が短い。
 ・大規模な年史・記念誌をつくりたい。
 ・自分たちでは思いつかないようないいものをつくりたい。
 ・スケジュール管理に自信がない。
 ・部下からはいいにくいことを経営トップや上司に伝えてほしい。