社史や記念誌が完成するまでには、膨大な作業が発生します。編集業務を外注するとしても、年史・記念誌の制作に関する決定権を持つ編集委員会や事務局を設置し、各担当者が役割を分担する必要があります。

編集委員会は社史・記念誌全体の方向性を決定するために不可欠な組織です。基本方針や編集方針などを決定します。制作に関するさまざまな依頼や経営者への承認申請を委員長の名のもとにおこなうことで、制作作業を比較的スムーズに進めることができます。

委員会の人選は非常に重要です。重鎮・中堅を取り混ぜ、組織全体を巻き込むことができるメンバーを集めましょう。

参考：担当者の心構え「機能的な編集組織を立ち上げる」

編集事務局は制作の実務を行う機関です。小規模な組織の場合、編集委員会のメンバーが事務局の役割を担当することもあります。

事務局の業務には以下のようなものがあります。
　・経営トップとのパイプ役
　・OBとの連絡
　・外注業者との窓口
　・社内資料収集
　・各部署への業務依頼
　・寄稿の依頼と取りまとめ
　・原稿のチェック
　・デジタルデータの管理
　・座談会や対談の開催
　・編集委員会の開催
　・会議書類の作成および議事録作成